Die Arbeitsumgebung im Home-Office
Diese sollte immer so ausgestaltet sein, dassdie Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten sichergestellt ist.
Hardware
Bei der Einrichtung wird, unter anderem aus Sicherheitsgründen (Viren, Trojaner, Vermischung von geschäftlichen und persönlichen Inhalten, …), eine strikte Trennung zwischen dienstlich und privat genutzter Hardware empfohlen. Privatgeräte, auch als Bring your own device (BYOD) benannt, sollten nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommen.
Der Umgang mit Papierdokumenten
Auch in Unternehmen, in denen der Fortschritt der Digitalisierung sehr hoch ist, gibt es Arbeitsabläufe, bei denen Unterlagen mit personenbezogenen Daten ausgedruckt werden. Beim Umgang mit Papierdokumenten entstehen somit neue Risiken, die in den Räumlichkeiten eines Büros normalerweise nicht auftreten. Somit müssen im Home-Office besondere Vorkehrungen getroffen werden, um die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Möglicherweise wird sogar der Einsatz zusätzlicher Hardware notwendig, beispielsweise zur Aktenvernichtung.
Nutzung von Videokonferenzsystemen
Auch im Home-Office muss die Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern aufrecht erhalten werden. Daher ist der Einsatz von Diensten für Video- und Onlinekonferenzen, -Meetings oder Webinaren häufig existenziell.
Bei der Nutzung dieser Systeme müssen jedoch auch hier die Vorgaben der DS-GVO eingehalten werden, was mit dem Urteil des europäischen Gerichtshofs (EuGH, 16.07.2020) deutlich erschwert wurde. In diesem wurde das sogenannte Privacy-Shield für unwirksam erklärt, welches die Basis für alle Daten- transfers zwischen der EU und den USA war und jetzt nicht mehr gültig ist! Da aber gleichzeitig viele Marktführer solcher Konferenzsysteme ihren Sitz in der USA haben, ist bei der Nutzung solcher Lösungen besondere Vorsicht geboten!
Nutzung von Cloud-Diensten
Die mobile Zusammenarbeit im Team, setzt häufig geeignete Softwarewerkzeuge voraus, sogenannte Collaboration Tools. Diese können unter bestimmten Voraussetzungen eingesetzt werden, unter anderem dann, wenn neben vielen weiteren Parametern hierfür auch ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlos- sen wurde.
Sicherheit
Das eigene Home-Office gilt als virtuelles Büro. Durch die Anbindung ans Internet erhöhen sich die Sicherheitsrisiken enorm.
Technische Lösungen helfen, diese Risiken zu minimieren.
Nutzung von Messenger-Diensten
Neben E-Mails werden zunehmend auch Mes- senger für die Kommunikation eingesetzt. Diese Dienste müssen auf Datenschutzkonformität geprüft werden.
Allgemeine organisatorische Regelungen
Die Anbindung von Mitarbeitern im Zu-Hause-Modus muss durchdacht und sicher sein. Neben technischen Lösungen helfen hier auch organisatorische Regelungen, um potentielle Einfallstore für Cyberangriffe zu schließen.